APRENDE A CALCULAR LA RENTABILIDAD DE TU EMPRESA ?

Descubre el Excel definitivo que te ayudará a saber cuál es tu beneficio

---

¿Te angustia la incertidumbre de no saber si estás ganando dinero con tu producto o servicio?

¿Estás harta de sentir que no controlas la economía de tu negocio?

Querida amiga, da igual si eres peluquera, wedding planner o formadora, no importa si te gustan o no los números, lo que está claro es que tienes un negocio y eso te convierte en empresaria, y como tal necesitas ganar dinero para vivir de lo que te apasiona.

Sé que el Excel no te mola y crees que es para gente de otro planeta, pero te traigo una buena noticia:

No hace falta que seas una experta en excel ni en matemáticas, lo que sí tengo claro es que es tu momento para perderle el miedo a los números y descubrir un excel sencillo que te de la tranquilidad económica que necesitas en tu proyecto.

¿A qué suena tentador? Pues, adelante………

Te explicaré de un modo sencillo y práctico el paso a paso para elaborar el Excel que necesitas para saber si tu negocio es rentable y aprender, por fin, a gestionar y organizar el dinero de tu empresa.

Te confesaré algo que seguro que te hará sentirte identificada con muchas de mis clientas.

La mayoría de las emprendedoras con las que trabajo, me dicen frases como estas:

“ Los números no son lo mío, yo soy de letras”

“ Controlar el dinero es muy complicado”

“ Para qué tengo que gestionar el dinero de mi empresa si facturo “ 4 duros”

¿Sabes qué…?

Frases como estas, te permiten justificarte a ti misma, es un modo de no sentirte tan mal cuando no gestionas la economía de tu negocio.

Este tipo de frases que tienes en tu subconsciente y que te repites continuamente no hacen más que limitarte a la hora de convertirte en verdadera empresaria.

Cuando das el paso en tu vida de comenzar tu aventura emprendedora, has de ser consciente que, en ese preciso momento, no solo eres experta en el área que desarrollas y enseñas al mundo, también has de tener algunos conceptos claros y trabajados que son los que van a permitir que tu negocio tenga viabilidad a medio y largo plazo y te permita cumplir tu sueño de vivir de lo que te apasiona.

En este post quiero hablarte de uno de los conceptos clave y más importantes que debes conocer desde el primer momento que inicias tu proyecto: La Rentabilidad.

• • ¿Cuánto dinero ganas o pierdes al mes con tu negocio?

• • ¿Qué producto o servicio de los que vendes, te genera mayor beneficio?

• ¿Cuánto tienes que vender al mes mínimo para cubrir todos tus costes?

Preguntas como estas, son las que podrás contestar si conoces la rentabilidad de tu empresa.

En este post voy a darte el paso a paso para que realices, de modo sencillo, tu Excel para calcular cada mes la rentabilidad de tu negocio, y caminar, de ese modo, tranquila por la vida, sabiendo cómo va tu negocio.

No olvides que la información es poder, y solo con ella serás capaz de tomar buenas decisiones de futuro y llevar tu empresa al lugar que deseas.

Si te apetece ver un vídeo cortito donde te explico la importancia del cálculo de la rentabilidad y por qué es importante calcularla por línea de negocio, te dejo enlace a uno de mis vídeos de youtube sobre este tema, que te servirá de introducción a lo que vas a leer a continuación en este post.

Querida emprendedora, espero que te guste y te convenzas, por fin, de lo importante que es para ti y tu negocio, conocer la rentabilidad de tu empresa y la de los diferentes productos o servicios.

El excel que te voy a explicar, paso a paso, para que seas capaz de calcular tu rentabilidad cada mes, se llama Cuenta de Explotación, o Cuenta de Pérdidas y Ganancias, o Cuenta de Resultados. Cualquiera de estos nombres significan lo mismo.

Sí, si, sé que estos nombres dan un poco de “miedito”, pero te diré que tan solo son nombres que le han puesto para que parezca algo “súper complicado” y apto solo para “súper inteligentes”, pero para nada, querida, mucho ruido y pocas nueces…… lo único que ocurre es que nadie te lo ha explicado y por eso parece ciencia ficción para ti.

Este excel te permitirá conocer cada mes cómo ha ido tu empresa, si estás generando los beneficios que esperabas, si te has desviado, si te has desviado por qué, cómo puedes corregirlo para los meses sucesivos, qué producto o servicio te genera más dinero, etc…

¿Te parece información suficientemente importante como para pararte un ratito y leer atentamente lo que tengo que contarte?

10 pasos para elaborar tu excel de cuenta explotación: 

¿Estás preparada, querida amiga, para tener y comprender por fin el Excel que te va a ayudar a sentirte dueña de tu economía?

Lee el paso a paso, luego descarga tu Excel, vuelve a repasar el paso a paso con el Excel delante para que te quede todo bien clarito, y después rellénalo con tus datos.

Como te comenté anteriormente, para facilitarte la comprensión te voy a poner un ejemplo de negocio real e iré explicándote el paso a paso con el mismo ejemplo, de este modo, podrás trasladarlo de manera sencilla a tu empresa.

¿Qué mejor que poner como ejemplo mi negocio?

De este modo no solo te explicaré el paso a paso para calcular la rentabilidad, sino que descubrirás cómo lo hago yo.

Los números los he modificado un poquito para preservar la intimidad y simplificar al máximo el ejemplo.

Te pongo en situación para que comprendas el tipo de empresa y puedas seguir el ejemplo.

Como sabes, soy mentora financiera, también soy socia y Directora para Canarias de la Escuela de Jóvenes Emprendedores-El Recetario Financiero, donde ayudamos a jóvenes entre 15 y 18 años a desarrollarse personal y profesionalmente.

Mi misión es ayudar a mujeres emprendedoras a conseguir la tranquilidad económica que desean a través de mis programas de mentoring aplicando mi propio sistema denominado Educación Financiera Emocional.

También imparto formaciones presenciales, conferencias, talleres, a través de diferentes organismos, y tengo diferentes Escuelas para jóvenes emprendedores en todo el territorio de Canarias.

Lo primero que tienes que hacer para comenzar a rellenar la cuenta de explotación de tu negocio, es definir las diferentes líneas de negocio que tienes, con el objetivo de tener la información lo más detallada posible para poder tomar mejores decisiones.

En mi empresa defino tres líneas de negocio : 

• Línea de negocio 1: Mentoring financiero
• Linea de negocio 2: Escuela de Jóvenes Emprendedores
• Línea de negocio 3: Formación grupal

CÓMO CALCULAR TUS VENTAS

Este apartado es el más facilito y el que más te gusta que crezca, ¿verdad? También es el apartado que más te puede frustrar cuando no logras el volumen de ventas que te habías marcado.

En este primer apartado pondrás las ventas generadas en tu negocio cada mes. Aquí pondrás las ventas netas, sin impuestos (sin IVA o IGIC).

Cuando termina el mes, tienes muy fácil saber cuánto has vendido ese mes y ponerlo en este apartado para empezar a calcular la rentabilidad.

Es importante recapitular las ventas por línea de negocio para un análisis pormenorizado.

En el ejemplo que te estoy explicando pondré: por un lado las ventas de la Escuela, por otro las de Mentoring y por otro las de Formación y sumaré todas para tener las ventas totales por meses del negocio.

Aquí tienes un pantallazo para que veas a lo que me refiero con poner las ventas detalladas por líneas de negocio y con su total por meses y por año.

CÓMO CALCULAR EL COSTE DE TUS VENTAS

El coste de las ventas es un coste que a veces puede resultar complejo de calcular dependiendo del tipo de negocio que tengas.

No te agobies, querida, que enseguida lo verás claro con el ejemplo.

Por definición, el coste de las ventas es el gasto o coste de producir toda la venta durante un determinado tiempo.

En el ejemplo que nos ocupa, el coste de las ventas de la línea de negocio Escuela será el coste de los formadores que imparten las clases de cada Escuela.

No son materias primas porque no es una empresa de producto, pero al ser un servicio, el coste de las ventas es aquel coste que es estrictamente necesario para yo poder vender en esta línea de negocio. Es decir, yo no podría facturar nada en la Escuela si no tuviera a los formadores que imparten las clases, por tanto es un coste estrictamente necesario para vender mis servicios, ¿comprendes?

En las otras dos líneas de negocio, la de mentoring y la de formación, como soy yo la persona que las desarrolla directamente, el coste de las ventas serían mis horas de trabajo.

Sin embargo, como yo aparte de este trabajo soy la CEO de mi empresa, es decir, (propietaria, directora, gestora, chica de los recados, especialista en marketing, copy writer, youtuber, editora de vídeos, generadora de contenidos…. ¿te suenan de algo todas estas tareas?…), mi coste completo lo contemplo en el apartado de coste de personal y no en el de coste de las ventas.

Si por ejemplo, habláramos de un restaurante, el coste de las ventas serían las materias primas necesarias para realizar los diferentes platos de la carta. En las empresas de productos, este coste es mucho más importante y representativo que en las empresas de servicios.

CÓMO CALCULAR EL MARGEN BRUTO DE TU EMPRESA

El margen bruto es lo que te queda disponible una vez has descontado los costes necesarios para ejecutar la venta.

Vale… ¿ y eso qué es lo que es?

Pues mira querida amiga, se calcula restándole a las ventas los costes de las ventas, ¿ a qué es más sencillo de lo que suena?

En el ejemplo que nos ocupa serían las ventas menos el coste de los formadores.

CÓMO CALCULAR EL COSTE DE PERSONAL DE TU NEGOCIO

Este coste a mí me gusta especialmente, pues siempre que trabajo con emprendedoras, la mayoría de las veces me dicen:

“Yo no tengo personal contratado por lo que este coste en mi empresa es cero”.

¿Crees que tienen razón la mayoría de mis clientas que me comentan esto?

Te digo desde ya, amiga, que no tienen razón, ya te gustaría y me gustaría que este coste fuera cero, pero…….

¿Se te ocurre por qué digo esto, a qué me puedo estar refiriendo?

Me refiero claramente a ¡TU SALARIO!, ¿de qué vives si no? ¿ acaso has montado una ONG? ¿acaso trabajas solo por hobbie?

La siguiente respuesta que me suelen dar a estas preguntas siempre es: Bueno, vale Vanessa, pero cojo dinero cuando voy pudiendo, no me pongo un sueldo…

Sin embargo te diré algo súper importante que debes empezar a contemplar desde hoy:

Una cosa es si lo cobras o no lo cobras, y otra cosa muy diferente es el coste que supone tu trabajo.

¿Entiendes esta diferencia tan sutil y tan importante?

Tienes que pensar que tus horas de trabajo son necesarias para que puedas vender ese importe, por tanto, si esto es así, tu coste de personal es un coste real que has de poner en tus cuentas para poder calcular correctamente tu rentabilidad.

Si no tienes en cuenta este coste, cuando analices tu rentabilidad parecerá que tu negocio es mucho más rentable de lo que es en realidad y esto hará que tus decisiones sean erróneas.

Piensa las horas que dedicas a tu proyecto y tu categoría profesional y piensa cuánto es el precio de mercado que costaría una persona por desempeñar ese trabajo y ese será tu coste personal más lo que pagas de seguro autónomo.

Por supuesto, si tienes personal contratado, a tu coste de personal deberás incluir el coste de personal de los trabajadores que tengas en tu empresa. Ten en cuenta que no solo debes contemplar el importe que le pagas al trabajador, sino lo que te cuesta a ti en total , el coste empresa que se llama y que incluye: la nómina, seguridad social e IRPF.

Siguiendo con el ejemplo que nos ocupa, en mi empresa no tengo personal contratado, por lo que el coste de personal sería solo mi salario, que he estipulado en 2.000 euros mensuales.

Coste dirección: 1.720 euros + 280 euros seguro autónomo= 2.000 euros.

Total coste de personal: 2.000

CÓMO CALCULAR LOS GASTOS GENERALES

Ya vamos terminando con los costes.

En todos los negocios tenemos diferentes gastos que no tienen que ver ni con personal ni materias primas, es decir, todo el resto de gastos: alquiler, suministros, publicidad, asesores, material oficina, seguros, comisiones bancarias, etc.. ¿te suenan, verdad?

Aquí pondrás todos los gastos generales que tienes mensuales y los sumarás todos en un total de gastos generales.

 

CÓMO CALCULAR LOS GASTOS DE AMORTIZACIÓN

Este también es un gasto que casi ninguna emprendedora tiene en cuenta.

Cuando compras bienes al principio de tu negocio o durante el mismo y son bienes que vas a usar varios años, lo que suele hacer la mayoría es pagarlos y no tenerlos más en cuenta o contarlo como un gasto del mes que los han comprado, ¿ te suena esto? ¿es así como lo haces tú?.

Esos bienes que has comprado y que te van a durar varios años, no son gastos de ese mes, son inversiones, y como tal debes tratarlas en tu cuenta de explotación.

¿Cómo haces para saber cuánto tienes que poner cada mes?

Esto lo calculamos a través del concepto de amortización.

Otro concepto de esos que suenan importantes pero que no es mas que la parte del gasto que debes cargar a tus cuentas mensuales o anuales correspondiente a las inversiones en inmovilizado que has hecho para el negocio.

Siguiendo con el ejemplo que nos ocupa desde el principio de este post , te cuento:

Imagínate que he comprado en enero 2019:

– ORDENADOR por importe de 1.500 euros; vida útil ( los años que estimas que te va a durar ese bien): 3 años

– CÁMARA FOTOS por importe de 1.000 euros; vida útil: 5 años

– IMPRESORA por importe de 500 euros; vida útil: 5 años

TOTAL INVERSIÓN: 3.000 EUROS

Estas inversiones ya las he pagado, cuando las compré, en enero de 2019, sin embargo, no es un gasto de enero de 2019.

Esos bienes los voy a seguir utilizando en los meses y años sucesivos por lo que no sería justo cargar a enero con el coste de esos bienes, ¿no crees?

Estos bienes se van deteriorando a medida que los voy usando, es por este motivo, que debo calcular que parte de esa inversión realizada debo cargar a mis cuentas mensuales como un gasto de amortización.

El plan general contable establece un número de años de vida útil, o lo que es lo mismo, el número de años que estimas que te va a durar cada uno de esos bienes.

Como lo que pretendo aquí es facilitarte la vida, te voy a explicar un modo sencillo de calcular la amortización para ponerlas en tus cuentas y que te sirvan para el análisis.

– Amortización ordenador: (1.500/3años )/12 meses= 41,66 euros/mes

– Amortización cámara fotos: ( 1.000/5)/12= 16,66 euros

– Amortización impresora: (500/5)/12=2,4

– Total amortización mensual: 60,72 euros.

Evidentemente, esta amortización tendrás que ponerla hasta que queden completamente amortizados los bienes y si se incorporaran otros tendrás que incluirlos.

CÓMO CONOCER EL RESULTADO DE LA EXPLOTACIÓN O BENEFICIOS ANTES DE INTERESES E IMPUESTOS.

Por fin hemos llegado al apartado que más te va a gustar, aquel que te va a decir si tu negocio es o no rentable por sí mismo, ¿ te apetece conocer tu resultado de la explotación?

Para calcular el resultado de la explotación debes descontar a tus ventas todos los costes anteriores.

Resultado de la explotación= Margen bruto- Coste personal- Gastos generales- Amortización.

CÓMO CALCULAR LOS GASTOS FINANCIEROS.

Este gasto seguro que sí te suena, ¿ verdad? Los gastos relacionados con los bancos, con el endeudamiento, todos, de un modo u otro, en el negocio o en nuestra vida personal, los tenemos presentes.

En este apartado tendrás que incorporar los intereses que pagas por los préstamos que tengas en tu empresa.

No debes incluir la cuota que pagas, sino de esa cuota la parte correspondiente a los intereses.

Si pagas una cuota de préstamo de 300 euros, debes ver qué parte de esos 300 euros corresponden a intereses y en el apartado gastos financieros deberás poner solo esa cantidad ,la de los intereses. Supongamos que en el ejemplo que seguimos analizando, sean 50 euros de intereses mensuales lo que pago de gastos financieros.

CÓMO CONOCER EL RESULTADO NETO DE MI EMPRESA

Aquí sí que sí, obtendrás el dato real del beneficio neto de tu negocio.

Por tanto, para calcularlo debes tan solo restar al resultado de la explotación anterior, los gastos financieros, y……………… Vualá…….ya tienes la rentabilidad de tu negocio calculada y dispuesta para la toma de decisiones.

Resultado neto= Resultado de la explotación – Gastos financieros

CÓMO CALCULAR EL UMBRAL DE RENTABILIDAD

Ahora que ya tienes tu Excel claro para calcular el beneficio de tu empresa, hay un concepto que es muy importante que conozcas y calcules para tener un punto de partida bien claro, y que ya tengas tranquilidad mental y económica total en tu negocio.

 Este concepto del que seguro has oído hablar es el umbral de rentabilidad, o también llamado punto muerto, break even, o punto de equilibrio, ¿ te suenan, verdad?

El Umbral de rentabilidad es aquel punto donde ni ganas ni pierdes dinero con tu negocio.

Es decir, es aquel punto donde los Ingresos – Costes totales son igual a Cero.

Este dato es fundamental que lo conozcas, has de saber cuánto tienes que vender mensualmente mínimo al mes para cubrir todos tus costes.

Una vez que conozcas ese dato, sabrás que todo euro que vendas por encima del umbral de rentabilidad será beneficio de la empresa.

No quiero complicarte la vida con fórmulas así que te lo voy a explicar siguiendo nuestro el ejemplo y simplificándotelo:

En el ejemplo que nos ocupa, hacemos lo siguiente:

Sumo todos los costes acumulados anuales, que ascienden a 40.895 euros, lo divido entre 12 para calcular los costes medios mensuales, que serán 3.407 euros.

Esto quiere decir que, en este ejemplo que nos ocupa, se deben vender mensualmente 3.407 euros para cubrir todos los costes. Por tanto ese sería el umbral de rentabilidad. A partir de 3.408 euros ya se empezarán a generar beneficios en nuestro ejemplo, ¿lo ves?

Si por ejemplo, en la línea de negocio de mentoring facturo 879 euros por cliente y en la Escuela 1.650 mes por escuela, esto quiere decir, que para conseguir mi punto de equilibrio debería conseguir al mes 2 clientes de mentoring más 1 escuela para obtener las ventas suficientes que me permitan cubrir todos mis costes, incluido mi salario mensual.

• 2 clientes mentoring mes: 879*2= 1.758 euros
• 1 Escuela mes: 1.650 euros= 1.650 euros
• Total mes: 3.407 euros
• Punto equilibrio o umbral de rentabilidad: 3.407 euros
• Beneficio: 0 euros

Este dato es muy clarificador ya que te permite saber de un modo sencillo qué meses has obtenido beneficios y qué meses no has cubierto costes. De este modo, y teniendo estos datos concretos de cuantos servicios has de vender cada mes, podrás elaborar un plan de acción que te permita llegar a los objetivos que quieres y necesitas para generar dinero con tu negocio.

Y ahora no tienes excusa….. calcula tu punto de equilibrio y comienza a realizar un plan de acción a tu altura y la de tu negocio.

Aquí te dejo el Excel del ejemplo para que lo adaptes a tus datos.

Las casillas que están coloreadas son las que tienen fórmulas por lo que esas no las toques, el resto modifícalas e introduce tus datos y conoce por fin si estás o no ganando dinero con tu negocio.

---

¿Te gustaría ver conmigo tu cuenta de explotación específica y revisar tu umbral de rentabilidad?

Si quieres que lo veamos juntas, pide tu cita y haremos una sesión para explicarte todo detalladamente y revisar tu Excel.