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APRENDE A CALCULAR LA RENTABILIDAD DE TU EMPRESA 馃

Descubre el Excel definitivo que te ayudar谩 a saber cu谩l es tu beneficio


驴Te angustia la incertidumbre de no saber si est谩s ganando dinero con tu producto o servicio?

驴Est谩s harta de sentir que no controlas la econom铆a de tu negocio?

Querida amiga, da igual si eres peluquera, wedding planner o formadora, no importa si te gustan o no los n煤meros, lo que est谩 claro es que tienes un negocio y eso te convierte en empresaria, y como tal necesitas ganar dinero para vivir de lo que te apasiona.

S茅 que el Excel no te mola y crees que es para gente de otro planeta, pero te traigo una buena noticia:

No hace falta que seas una experta en excel ni en matem谩ticas, lo que s铆 tengo claro es que es tu momento para perderle el miedo a los n煤meros y descubrir un excel sencillo que te de la tranquilidad econ贸mica que necesitas en tu proyecto.

驴A qu茅 suena tentador? Pues, adelante鈥︹︹

Te explicar茅 de un modo sencillo y pr谩ctico el paso a paso para elaborar el Excel que necesitas para saber si tu negocio es rentable y aprender, por fin, a gestionar y organizar el dinero de tu empresa.

Te confesar茅 algo que seguro que te har谩 sentirte identificada con muchas de mis clientas.

La mayor铆a de las emprendedoras con las que trabajo, me dicen frases como estas:

鈥 Los n煤meros no son lo m铆o, yo soy de letras鈥

鈥 Controlar el dinero es muy complicado鈥

鈥 Para qu茅 tengo que gestionar el dinero de mi empresa si facturo 鈥 4 duros鈥

驴Sabes qu茅…?

Frases como estas, te permiten justificarte a ti misma, es un modo de no sentirte tan mal cuando no gestionas la econom铆a de tu negocio.

Este tipo de frases que tienes en tu subconsciente y que te repites continuamente no hacen m谩s que limitarte a la hora de convertirte en verdadera empresaria.

Cuando das el paso en tu vida de comenzar tu aventura emprendedora, has de ser consciente que, en ese preciso momento, no solo eres experta en el 谩rea que desarrollas y ense帽as al mundo, tambi茅n has de tener algunos conceptos claros y trabajados que son los que van a permitir que tu negocio tenga viabilidad a medio y largo plazo y te permita cumplir tu sue帽o de vivir de lo que te apasiona.

En este post quiero hablarte de uno de los conceptos clave y m谩s importantes que debes conocer desde el primer momento que inicias tu proyecto: La Rentabilidad.

    • 驴Cu谩nto dinero ganas o pierdes al mes con tu negocio?
    • 驴Qu茅 producto o servicio de los que vendes, te genera mayor beneficio?
  • 驴Cu谩nto tienes que vender al mes m铆nimo para cubrir todos tus costes?

Preguntas como estas, son las que podr谩s contestar si conoces la rentabilidad de tu empresa.

En este post voy a darte el paso a paso para que realices, de modo sencillo, tu Excel para calcular cada mes la rentabilidad de tu negocio, y caminar, de ese modo, tranquila por la vida, sabiendo c贸mo va tu negocio.

No olvides que la informaci贸n es poder, y solo con ella ser谩s capaz de tomar buenas decisiones de futuro y llevar tu empresa al lugar que deseas.

Si te apetece ver un v铆deo cortito donde te explico la importancia del c谩lculo de la rentabilidad y por qu茅 es importante calcularla por l铆nea de negocio, te dejo enlace a uno de mis v铆deos de youtube sobre este tema, que te servir谩 de introducci贸n a lo que vas a leer a continuaci贸n en este post.

Querida emprendedora, espero que te guste y te convenzas, por fin, de lo importante que es para ti y tu negocio, conocer la rentabilidad de tu empresa y la de los diferentes productos o servicios.

El excel que te voy a explicar, paso a paso, para que seas capaz de calcular tu rentabilidad cada mes, se llama Cuenta de Explotaci贸n, o Cuenta de P茅rdidas y Ganancias, o Cuenta de Resultados. Cualquiera de estos nombres significan lo mismo.

S铆, si, s茅 que estos nombres dan un poco de 鈥渕iedito鈥, pero te dir茅 que tan solo son nombres que le han puesto para que parezca algo 鈥渟煤per complicado鈥 y apto solo para 鈥渟煤per inteligentes鈥, pero para nada, querida, mucho ruido y pocas nueces鈥︹ lo 煤nico que ocurre es que nadie te lo ha explicado y por eso parece ciencia ficci贸n para ti.

Este excel te permitir谩 conocer cada mes c贸mo ha ido tu empresa, si est谩s generando los beneficios que esperabas, si te has desviado, si te has desviado por qu茅, c贸mo puedes corregirlo para los meses sucesivos, qu茅 producto o servicio te genera m谩s dinero, etc鈥

驴Te parece informaci贸n suficientemente importante como para pararte un ratito y leer atentamente lo que tengo que contarte?

10 pasos para elaborar tu excel de cuenta explotaci贸n:

驴Est谩s preparada, querida amiga, para tener y comprender por fin el Excel que te va a ayudar a sentirte due帽a de tu econom铆a?

Lee el paso a paso, luego descarga tu Excel, vuelve a repasar el paso a paso con el Excel delante para que te quede todo bien clarito, y despu茅s rell茅nalo con tus datos.

Como te coment茅 anteriormente, para facilitarte la comprensi贸n te voy a poner un ejemplo de negocio real e ir茅 explic谩ndote el paso a paso con el mismo ejemplo, de este modo, podr谩s trasladarlo de manera sencilla a tu empresa.

驴Qu茅 mejor que poner como ejemplo mi negocio?

De este modo no solo te explicar茅 el paso a paso para calcular la rentabilidad, sino que descubrir谩s c贸mo lo hago yo.

Los n煤meros los he modificado un poquito para preservar la intimidad y simplificar al m谩ximo el ejemplo.

Te pongo en situaci贸n para que comprendas el tipo de empresa y puedas seguir el ejemplo.

Como sabes, soy mentora financiera, tambi茅n soy socia y Directora para Canarias de la Escuela de J贸venes Emprendedores-El Recetario Financiero, donde ayudamos a j贸venes entre 15 y 18 a帽os a desarrollarse personal y profesionalmente.

Mi misi贸n es ayudar a mujeres emprendedoras a conseguir la tranquilidad econ贸mica que desean a trav茅s de mis programas de mentoring aplicando mi propio sistema denominado Educaci贸n Financiera Emocional.

Tambi茅n imparto formaciones presenciales, conferencias, talleres, a trav茅s de diferentes organismos, y tengo diferentes Escuelas para j贸venes emprendedores en todo el territorio de Canarias.

Lo primero que tienes que hacer para comenzar a rellenar la cuenta de explotaci贸n de tu negocio, es definir las diferentes l铆neas de negocio que tienes, con el objetivo de tener la informaci贸n lo m谩s detallada posible para poder tomar mejores decisiones.

En mi empresa defino tres l铆neas de negocio :聽

  • L铆nea de negocio 1: Mentoring financiero
  • Linea de negocio 2: Escuela de J贸venes Emprendedores
  • L铆nea de negocio 3: Formaci贸n grupal

C脫MO CALCULAR TUS VENTAS

Este apartado es el m谩s facilito y el que m谩s te gusta que crezca, 驴verdad? Tambi茅n es el apartado que m谩s te puede frustrar cuando no logras el volumen de ventas que te hab铆as marcado.

En este primer apartado pondr谩s las ventas generadas en tu negocio cada mes. Aqu铆 pondr谩s las ventas netas, sin impuestos (sin IVA o IGIC).

Cuando termina el mes, tienes muy f谩cil saber cu谩nto has vendido ese mes y ponerlo en este apartado para empezar a calcular la rentabilidad.

Es importante recapitular las ventas por l铆nea de negocio para un an谩lisis pormenorizado.

En el ejemplo que te estoy explicando pondr茅: por un lado las ventas de la Escuela, por otro las de Mentoring y por otro las de Formaci贸n y sumar茅 todas para tener las ventas totales por meses del negocio.

Aqu铆 tienes un pantallazo para que veas a lo que me refiero con poner las ventas detalladas por l铆neas de negocio y con su total por meses y por a帽o.

C脫MO CALCULAR EL COSTE DE TUS聽VENTAS

El coste de las ventas es un coste que a veces puede resultar complejo de calcular dependiendo del tipo de negocio que tengas.

No te agobies, querida, que enseguida lo ver谩s claro con el ejemplo.

Por definici贸n, el coste de las ventas es el gasto o coste de producir toda la venta durante un determinado tiempo.

En el ejemplo que nos ocupa, el coste de las ventas de la l铆nea de negocio Escuela ser谩 el coste de los formadores que imparten las clases de cada Escuela.

No son materias primas porque no es una empresa de producto, pero al ser un servicio, el coste de las ventas es aquel coste que es estrictamente necesario para yo poder vender en esta l铆nea de negocio. Es decir, yo no podr铆a facturar nada en la Escuela si no tuviera a los formadores que imparten las clases, por tanto es un coste estrictamente necesario para vender mis servicios, 驴comprendes?

En las otras dos l铆neas de negocio, la de mentoring y la de formaci贸n, como soy yo la persona que las desarrolla directamente, el coste de las ventas ser铆an mis horas de trabajo.

Sin embargo, como yo aparte de este trabajo soy la CEO de mi empresa, es decir, (propietaria, directora, gestora, chica de los recados, especialista en marketing, copy writer, youtuber, editora de v铆deos, generadora de contenidos鈥. 驴te suenan de algo todas estas tareas?鈥), mi coste completo lo contemplo en el apartado de coste de personal y no en el de coste de las ventas.

Si por ejemplo, habl谩ramos de un restaurante, el coste de las ventas ser铆an las materias primas necesarias para realizar los diferentes platos de la carta. En las empresas de productos, este coste es mucho m谩s importante y representativo que en las empresas de servicios.

C脫MO CALCULAR EL MARGEN BRUTO DE TU EMPRESA

El margen bruto es lo que te queda disponible una vez has descontado los costes necesarios para ejecutar la venta.

Vale… 驴 y eso qu茅 es lo que es?

Pues mira querida amiga, se calcula rest谩ndole a las ventas los costes de las ventas, 驴 a qu茅 es m谩s sencillo de lo que suena?

En el ejemplo que nos ocupa ser铆an las ventas menos el coste de los formadores.

C脫MO CALCULAR EL COSTE DE PERSONAL DE TU NEGOCIO

Este coste a m铆 me gusta especialmente, pues siempre que trabajo con emprendedoras, la mayor铆a de las veces me dicen:

鈥淵o no tengo personal contratado por lo que este coste en mi empresa es cero鈥.

驴Crees que tienen raz贸n la mayor铆a de mis clientas que me comentan esto?

Te digo desde ya, amiga, que no tienen raz贸n, ya te gustar铆a y me gustar铆a que este coste fuera cero, pero鈥︹.

驴Se te ocurre por qu茅 digo esto, a qu茅 me puedo estar refiriendo?

Me refiero claramente a 隆TU SALARIO!, 驴de qu茅 vives si no? 驴 acaso has montado una ONG? 驴acaso trabajas solo por hobbie?

La siguiente respuesta que me suelen dar a estas preguntas siempre es: Bueno, vale Vanessa, pero cojo dinero cuando voy pudiendo, no me pongo un sueldo鈥

Sin embargo te dir茅 algo s煤per importante que debes empezar a contemplar desde hoy:

Una cosa es si lo cobras o no lo cobras, y otra cosa muy diferente es el coste que supone tu trabajo.

驴Entiendes esta diferencia tan sutil y tan importante?

Tienes que pensar que tus horas de trabajo son necesarias para que puedas vender ese importe, por tanto, si esto es as铆, tu coste de personal es un coste real que has de poner en tus cuentas para poder calcular correctamente tu rentabilidad.

Si no tienes en cuenta este coste, cuando analices tu rentabilidad parecer谩 que tu negocio es mucho m谩s rentable de lo que es en realidad y esto har谩 que tus decisiones sean err贸neas.

Piensa las horas que dedicas a tu proyecto y tu categor铆a profesional y piensa cu谩nto es el precio de mercado que costar铆a una persona por desempe帽ar ese trabajo y ese ser谩 tu coste personal m谩s lo que pagas de seguro aut贸nomo.

Por supuesto, si tienes personal contratado, a tu coste de personal deber谩s incluir el coste de personal de los trabajadores que tengas en tu empresa. Ten en cuenta que no solo debes contemplar el importe que le pagas al trabajador, sino lo que te cuesta a ti en total , el coste empresa que se llama y que incluye: la n贸mina, seguridad social e IRPF.

Siguiendo con el ejemplo que nos ocupa, en mi empresa no tengo personal contratado, por lo que el coste de personal ser铆a solo mi salario, que he estipulado en 2.000 euros mensuales.

Coste direcci贸n: 1.720 euros + 280 euros seguro aut贸nomo= 2.000 euros.

Total coste de personal: 2.000

C脫MO CALCULAR LOS GASTOS GENERALES

Ya vamos terminando con los costes.

En todos los negocios tenemos diferentes gastos que no tienen que ver ni con personal ni materias primas, es decir, todo el resto de gastos: alquiler, suministros, publicidad, asesores, material oficina, seguros, comisiones bancarias, etc.. 驴te suenan, verdad?

Aqu铆 pondr谩s todos los gastos generales que tienes mensuales y los sumar谩s todos en un total de gastos generales.

C脫MO CALCULAR LOS GASTOS DE AMORTIZACI脫N

Este tambi茅n es un gasto que casi ninguna emprendedora tiene en cuenta.

Cuando compras bienes al principio de tu negocio o durante el mismo y son bienes que vas a usar varios a帽os, lo que suele hacer la mayor铆a es pagarlos y no tenerlos m谩s en cuenta o contarlo como un gasto del mes que los han comprado, 驴 te suena esto? 驴es as铆 como lo haces t煤?.

Esos bienes que has comprado y que te van a durar varios a帽os, no son gastos de ese mes, son inversiones, y como tal debes tratarlas en tu cuenta de explotaci贸n.

驴C贸mo haces para saber cu谩nto tienes que poner cada mes?

Esto lo calculamos a trav茅s del concepto de amortizaci贸n.

Otro concepto de esos que suenan importantes pero que no es mas que la parte del gasto que debes cargar a tus cuentas mensuales o anuales correspondiente a las inversiones en inmovilizado que has hecho para el negocio.

Siguiendo con el ejemplo que nos ocupa desde el principio de este post , te cuento:

Imag铆nate que he comprado en enero 2019:

ORDENADOR por importe de 1.500 euros; vida 煤til ( los a帽os que estimas que te va a durar ese bien): 3 a帽os

C脕MARA FOTOS por importe de 1.000 euros; vida 煤til: 5 a帽os

IMPRESORA por importe de 500 euros; vida 煤til: 5 a帽os

TOTAL INVERSI脫N: 3.000 EUROS

Estas inversiones ya las he pagado, cuando las compr茅, en enero de 2019, sin embargo, no es un gasto de enero de 2019.

Esos bienes los voy a seguir utilizando en los meses y a帽os sucesivos por lo que no ser铆a justo cargar a enero con el coste de esos bienes, 驴no crees?

Estos bienes se van deteriorando a medida que los voy usando, es por este motivo, que debo calcular que parte de esa inversi贸n realizada debo cargar a mis cuentas mensuales como un gasto de amortizaci贸n.

El plan general contable establece un n煤mero de a帽os de vida 煤til, o lo que es lo mismo, el n煤mero de a帽os que estimas que te va a durar cada uno de esos bienes.

Como lo que pretendo aqu铆 es facilitarte la vida, te voy a explicar un modo sencillo de calcular la amortizaci贸n para ponerlas en tus cuentas y que te sirvan para el an谩lisis.

– Amortizaci贸n ordenador: (1.500/3a帽os )/12 meses= 41,66 euros/mes

– Amortizaci贸n c谩mara fotos: ( 1.000/5)/12= 16,66 euros

– Amortizaci贸n impresora: (500/5)/12=2,4

– Total amortizaci贸n mensual: 60,72 euros.

Evidentemente, esta amortizaci贸n tendr谩s que ponerla hasta que queden completamente amortizados los bienes y si se incorporaran otros tendr谩s que incluirlos.

C脫MO CONOCER EL聽RESULTADO DE LA EXPLOTACI脫N O BENEFICIOS ANTES DE INTERESES E IMPUESTOS.

Por fin hemos llegado al apartado que m谩s te va a gustar, aquel que te va a decir si tu negocio es o no rentable por s铆 mismo, 驴 te apetece conocer tu resultado de la explotaci贸n?

Para calcular el resultado de la explotaci贸n debes descontar a tus ventas todos los costes anteriores.

Resultado de la explotaci贸n= Margen bruto- Coste personal- Gastos generales- Amortizaci贸n.

C脫MO CALCULAR LOS GASTOS FINANCIEROS.

Este gasto seguro que s铆 te suena, 驴 verdad? Los gastos relacionados con los bancos, con el endeudamiento, todos, de un modo u otro, en el negocio o en nuestra vida personal, los tenemos presentes.

En este apartado tendr谩s que incorporar los intereses que pagas por los pr茅stamos que tengas en tu empresa.

No debes incluir la cuota que pagas, sino de esa cuota la parte correspondiente a los intereses.

Si pagas una cuota de pr茅stamo de 300 euros, debes ver qu茅 parte de esos 300 euros corresponden a intereses y en el apartado gastos financieros deber谩s poner solo esa cantidad ,la de los intereses. Supongamos que en el ejemplo que seguimos analizando, sean 50 euros de intereses mensuales lo que pago de gastos financieros.

C脫MO CONOCER EL聽RESULTADO NETO DE MI EMPRESA

Aqu铆 s铆 que s铆, obtendr谩s el dato real del beneficio neto de tu negocio.

Por tanto, para calcularlo debes tan solo restar al resultado de la explotaci贸n anterior, los gastos financieros, y鈥︹︹︹︹… Vual谩鈥︹.ya tienes la rentabilidad de tu negocio calculada y dispuesta para la toma de decisiones.

Resultado neto= Resultado de la explotaci贸n 鈥 Gastos financieros

C脫MO CALCULAR EL UMBRAL DE RENTABILIDAD

Ahora que ya tienes tu Excel claro para calcular el beneficio de tu empresa, hay un concepto que es muy importante que conozcas y calcules para tener un punto de partida bien claro, y que ya tengas tranquilidad mental y econ贸mica total en tu negocio.

Este concepto del que seguro has o铆do hablar es el umbral de rentabilidad, o tambi茅n llamado punto muerto, break even, o punto de equilibrio, 驴 te suenan, verdad?

El Umbral de rentabilidad es aquel punto donde ni ganas ni pierdes dinero con tu negocio.

Es decir, es aquel punto donde los Ingresos 鈥 Costes totales son igual a Cero.

Este dato es fundamental que lo conozcas, has de saber cu谩nto tienes que vender mensualmente m铆nimo al mes para cubrir todos tus costes.

Una vez que conozcas ese dato, sabr谩s que todo euro que vendas por encima del umbral de rentabilidad ser谩 beneficio de la empresa.

No quiero complicarte la vida con f贸rmulas as铆 que te lo voy a explicar siguiendo nuestro el ejemplo y simplific谩ndotelo:

En el ejemplo que nos ocupa, hacemos lo siguiente:

Sumo todos los costes acumulados anuales, que ascienden a 40.895 euros, lo divido entre 12 para calcular los costes medios mensuales, que ser谩n 3.407 euros.

Esto quiere decir que, en este ejemplo que nos ocupa, se deben vender mensualmente 3.407 euros para cubrir todos los costes. Por tanto ese ser铆a el umbral de rentabilidad. A partir de 3.408 euros ya se empezar谩n a generar beneficios en nuestro ejemplo, 驴lo ves?

Si por ejemplo, en la l铆nea de negocio de mentoring facturo 879 euros por cliente y en la Escuela 1.650 mes por escuela, esto quiere decir, que para conseguir mi punto de equilibrio deber铆a conseguir al mes 2 clientes de mentoring m谩s 1 escuela para obtener las ventas suficientes que me permitan cubrir todos mis costes, incluido mi salario mensual.

  • 2 clientes mentoring mes: 879*2= 1.758 euros
  • 1 Escuela mes: 1.650 euros= 1.650 euros
  • Total mes: 3.407 euros
  • Punto equilibrio o umbral de rentabilidad: 3.407 euros
  • Beneficio: 0 euros

Este dato es muy clarificador ya que te permite saber de un modo sencillo qu茅 meses has obtenido beneficios y qu茅 meses no has cubierto costes. De este modo, y teniendo estos datos concretos de cuantos servicios has de vender cada mes, podr谩s elaborar un plan de acci贸n que te permita llegar a los objetivos que quieres y necesitas para generar dinero con tu negocio.

Y ahora no tienes excusa鈥.. calcula tu punto de equilibrio y comienza a realizar un plan de acci贸n a tu altura y la de tu negocio.

Aqu铆 te dejo el Excel del ejemplo para que lo adaptes a tus datos.

Las casillas que est谩n coloreadas son las que tienen f贸rmulas por lo que esas no las toques, el resto modif铆calas e introduce tus datos y conoce por fin si est谩s o no ganando dinero con tu negocio.


驴Te gustar铆a ver conmigo tu cuenta de explotaci贸n espec铆fica y revisar tu umbral de rentabilidad?

Si quieres que lo veamos juntas, pide tu cita y haremos una sesi贸n para explicarte todo detalladamente y revisar tu Excel.

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